Augustus 2008 - Erop uit met de baas!

Drs. A.M.M. Thomassen

De DGA heeft iets te vieren en wil dat delen met zijn personeel. Wat is nu leuker dan met z'n allen op stap te gaan? Bijkomend voordeel is dat zo'n personeelsfeest doorgaans ook nog eens de teamgeest versterkt. Maar hoe kijkt de fiscus nu tegen een dergelijk uitstapje – eendaags of meerdaags, in het binnenland of buitenland – aan? Vormen dit soort voordelen voor de werknemers loon (in natura)?

Loon?

Tot 1 januari 2007 bestonden er voor het onbelast verstrekken dan wel vergoeden van een personeelsfeest of -reis maximumbedragen. Wel kon – onder omstandigheden – een splitsing plaatsvinden zodat zakelijke kosten die geen direct verband hielden met de festiviteiten het destijds geldende normbedrag niet konden beïnvloeden. De irritatie over die administratief lastig te verwerken grensbedragen behoort nu tot het verleden. Onbelast verstrekken of vergoeden is vanaf genoemde datum mogelijk indien aan een aantal voorwaarden is voldaan.

1. Driekwartseis

Deelname aan het personeelsfeest of de personeelsreis moet openstaan voor ten minste driekwart van de werknemers of de deelname staat open voor ten minste driekwart van de werknemers die behoren tot een organisatorische of een functionele eenheid. Het feest kan bijvoorbeeld voor uitsluitend de verkoopafdeling van een onderneming georganiseerd worden. Het is overigens niet noodzakelijk dat minimaal 75% ook daadwerkelijk deelneemt aan het personeelsfeest of de personeelsreis: ten minste driekwart dient uitgenodigd te worden.

2. Gezamenlijk karakter

Het moet gaan om personeelsfeesten of -reizen die een gezamenlijk karakter hebben. Het is daarom niet mogelijk om bijvoorbeeld ten behoeve van het 150-jarig bestaan van een bedrijf aan de werknemers een reis aan te bieden waarbij zij de keuze hebben uit diverse bestemmingen die in drie perioden (bijvoorbeeld voorjaar, zomer en najaar) kunnen worden geboekt. In een dergelijke situatie is er geen sprake van gezamenlijk reizen en kan de genoemde vrijstelling dus niet toegepast worden.

3. Redelijkheid

De kosten moeten door de werkgever in redelijkheid worden gemaakt. Deze redelijkheidstoets betekent niet dat de fiscus in het beleid van de werkgever kan treden. Deze toets dient slechts om in bijzondere gevallen te kunnen vaststellen dat er in werkelijkheid, anders dan wordt voorgehouden, eerder sprake is van het belonen van werknemers dan van het vergoeden van kosten.

De rechter heeft het ooit nog eens als volgt omschreven: "de uitgaven van de werkgever zijn alleen dan niet aftrekbaar als zij kennelijk onredelijk zijn in die zin, dat een zodanige wanverhouding bestaat tussen het beloop dier uitgaven en de inkomsten, dat geen redelijk denkend mens kan volhouden die uitgaven daarvoor te doen".

Addertje

Als alleen de DGA en zijn eventuele partner van deze regelingen gebruik mogen maken, zijn de vergoedingen en verstrekkingen ter zake van personeelsfeesten en -reizen wel geheel belast. In dit verband wordt onder een DGA verstaan iemand die, al dan niet samen met zijn partner en zijn bloed- of aanverwanten in de rechte lijn, direct of indirect aandeelhouder is van minstens een derde gedeelte van het geplaatste aandelenkapitaal. In feite komt het er dus op neer dat de zogenaamde eenmans-BV's dus geen gebruik kunnen maken van de regeling voor personeelsfeestjes en personeelsreizen. Die uitsluiting geldt evenzo voor de regeling inzake de vrije vergoeding of verstrekking van bedrijfsfitness.

Omzetbelasting

De factuur van het personeelsfeest of de personeelsreis die in Nederland plaatsvindt, bevat in de regel omzetbelasting (6% en/of 19%). Deze in rekening gebrachte omzetbelasting kan door omzetbelastingplichtige bedrijven en organisaties als voorbelasting worden afgetrokken.

Het kan zijn dat de afgetrokken omzetbelasting later alsnog moet worden terugbetaald. Deze correctie vindt plaats als er per medewerker meer dan € 227 aan personeelsfeesten of -reizen, auto van de zaak en soortgelijke kosten in het betreffende kalenderjaar werden verstrekt.

Door de Belastingdienst wordt een personeelsfeest of -reis als representatiekosten beschouwd. Dat betekent dat slechts 73,5% van de kosten mag worden afgetrokken via de vennootschapsbelasting of inkomensbelasting. Men mag deze aftrekbeperking ook vervangen door forfaitaire beperking. Voor een BV bedraagt deze beperking 0,4% van het belas-tbaar loon van alle werknemers samen (maar minimaal € 4200). Een en ander zal met een verzoek bij de aangifte moeten worden gedaan. Als het feest wordt georganiseerd door de personeelsvereniging, valt een bijdrage van de werkgever ook onder deze beperking.