September 2010 - De nieuwe werkkostenregeling

De nieuwe werkkostenregeling
Dr. J.H.M. Arts

De huidige regeling voor belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen in de loonbelasting is administratief zeer bewerkelijk. Met het oog op administratieve lastenverlichting wordt die regeling daarom met in-gang van 2011 ingrijpend gewijzigd. Er is een overgangsperiode van drie jaar, van 2011 t/m 2013, waarin werkgevers nog kunnen kiezen voor de huidige regeling. Vanaf 2014 moet iedere werkgever de nieuwe regeling toepassen.

Onder de werkkostenregeling vallen alle vergoedingen en verstrekkingen die een werkgever heeft aange-wezen. Deze zijn dan belastingvrij tot maximaal 1,4% van zijn fiscale loonsom. Deze vrijstelling (het alge-mene forfait) geldt per werkgever (inhoudingsplichtige). Er is een wetsvoorstel om het percentage te ver-hogen naar 1,5..

Geeft een werkgever aan al zijn werknemers samen aan aangewezen vergoedingen en verstrekkingen meer dan 1,4% van zijn totale fiscale loonsom, dan moet hij over het verschil 80% eindheffing betalen. Deze belasting mag hij niet op zijn werknemers verhalen.

Voorbeeld
Een werkgever heeft een totale fiscale loonsom van € 5.000.000. In 2011 betaalt hij aan zijn werknemers in totaal een bedrag van € 50.000 als kostenvergoedingen. Daarnaast geeft hij voor zijn werknemers nog € 60.000 uit voor voedsel en drank, mobiele telefoons, laptops en andere verstrekkingen. Zijn totale uitga-ven voor vergoedingen en verstrekkingen bedragen dus: € 50.000 + € 60.000 = € 110.000. Onder de werkkostenregeling mag de werkgever maximaal 1,4% x € 5.000.000 = € 70.000 aan vergoedingen en verstrekkingen voor zijn werknemers uitgeven zonder dat hij daarover belasting hoeft te betalen. Voor zo-ver het totale bedrag 1,4% van de totale fiscale loonsom overtreft, moet hij daarover 80% eindheffing betalen. De eindheffing die de werkgever in het voorbeeld moet betalen, bedraagt in beginsel dus 80% x (€ 110.000 - € 70.000) = € 32.000.

In de wet is een aantal vergoedingen en verstrekkingen opgesomd die altijd belastingvrij kunnen worden gegeven, dus zonder dat de ruimte van de algemene vrijstelling wordt aangetast. Onder deze gerichte vrijstellingen vallen onder meer reiskosten en tijdelijke verblijfskosten. Verder kunnen bepaalde vergoe-dingen en verstrekkingen niet voor de werkkostenregeling worden aangewezen, zoals auto’s van de zaak.

De aangewezen vergoedingen en verstrekkingen mogen voorts niet meer dan 30% afwijken van wat ove-rigens gebruikelijk is. Hoe dit gebruikelijkheidscriterium in de praktijk moet worden toegepast, is nog al-lerminst duidelijk.

Intermediaire kosten vallen in geen geval onder de werkkostenregeling. Intermediaire kosten zijn kosten die een werknemer in opdracht van zijn werkgever maakt en die daarom door deze aan hem worden vergoed. Het onderscheid met een kostenvergoeding is niet altijd even scherp zodat dit zeker nog voor de nodige discussies zal gaan zorgen.

Vergoedingen en verstrekkingen die een werkgever niet heeft aangewezen, vormen gewoon belast loon. Dit geldt ook voor de premieheffing werknemersverzekeringen. Aangewezen vergoedingen en verstrek-kingen behoren daarentegen niet tot het premieloon, ook niet voor zover daarover eindheffing verschul-digd is.

De waardering
In samenhang met de werkkostenregeling wordt ook de regeling voor de waardering van verstrekkingen (loon in natura) met ingang van 2011 gewijzigd. Verstrekkingen moeten dan worden gewaardeerd op de werkelijke waarde of, als de werkgever ervoor een bedrag heeft betaald aan een derde, dat bedrag, inclu-sief BTW (factuurwaarde). Slechts voor een beperkt aantal gevallen worden er regels vastgesteld voor waardering op een lager bedrag. In een aantal gevallen wordt dit een nihilwaardering zoals van het rente-voordeel van een lening voor de aankoop van een eigen woning.

Vaste vergoedingen
Vaste vergoedingen blijven ook onder de nieuwe werkkostenregeling mogelijk. Het moeten echter wel vergoedingen zijn van kosten die de werkgever heeft aangewezen. Ook moet kunnen worden onderbouwd voor welke vaste kosten van de werknemer de vergoeding gegeven wordt en wat de omvang daarvan is.

Een werkgever kan in elk van de jaren 2011, 2012 en 2013 nog kiezen voor toepassing van de huidige regeling. De keuze in 2011 of 2012 voor de nieuwe regeling staat er niet aan in de weg om in het volgende jaar voor de oude regeling te kiezen. Een belangrijke consequentie van de keuze voor de bestaande regeling is dat voor dat jaar dan ook een beperking van de vrije vergoeding of verstrekking van perso-neelsreizen, personeelsfestiviteiten en dergelijke gaat gelden. Een werkgever kan daarvoor dan hooguit
€ 454 per jaar belastingvrij besteden per werknemer.